Código de Ética
Fecha de Creación: Noviembre de 2024 | Versión: 1 Código: DE-CE-01
1. INTRODUCCIÓN
Consciente de las responsabilidades que tiene TRIBIER BUSINESS INTELLIGENCE S.A.S. identificado con el NIT. 901683824-0, frente a la sociedad y al país, nos hemos comprometido en liderar en forma permanente una política empresarial seria y transparente, guiada por principios de rectitud y honestidad, comprometida con el desarrollo económico de la región en los cuales tenemos presencia bajo un estricto respeto por la ley.
El presente código de ética enuncia los principios y reglas de conducta que buscan guiar la actitud y el comportamiento del equipo de trabajo de tal forma que puedan mantener una excelente relación y compromiso con la organización mediante la promoción de los principios y la exaltación de los valores que engrandecen la persona y nuestra empresa.
2. DESTINATARIOS DEL CÓDIGO DE ETICA
Este código de ética se aplica a Socios, Representante Legal o Gerente, Primer Suplente, equipo de trabajo, asesores externos, clientes y proveedores.
3. VALORES CORPORATIVOS
Los valores corporativos de la organización son:
a. Integridad: Ética, honestidad y transparencia en todas las operaciones de nuestra organización y sus partes interesadas.
b. Colaboración: Trabajo en equipo, comunicación abierta y apoyo mutuo.
c. Excelencia: Esfuerzo por la calidad, la innovación y los resultados sobresalientes.
4. REGIMEN APLICABLE
Los estatutos, las reglas de conducta, los códigos y los manuales no sustituyen el buen criterio, la responsabilidad, el sentido común y la prudencia indispensable para el mejor desempeño de sus empleados en la actividad que desarrollan, pero obviamente sus disposiciones son de obligatorio cumplimiento.
Todos los negocios, operaciones y actividades que realicen los empleados en su nombre, deberán estar regidos por los principios éticos establecidos en el presente código.
5. PRINCIPIOS RECTORES
A) Actuar con buena fe, lealtad, diligencia y cuidado, velando permanentemente por el respeto de las personas y el cumplimiento de la ley, dando prioridad en sus decisiones a los principios y valores de la empresa.
B) No aconsejar o intervenir en situaciones que permitan, amparen o faciliten actos incorrectos, incluyendo aquellos que puedan utilizarse para confundir o sorprender la buena fe de terceros o usarse en forma contraria a los intereses legítimos, tales como publicidad tendenciosa, incumplimiento de obligaciones laborales, comerciales, sociales, presentación de documentación falsa y demás.
C) Comunicar oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro funcionario o de un tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de la propia empresa, los clientes, usuarios, accionistas y directivos. Si el empleado prefiere conservar el anonimato para comunicar lo acontecido lo podrá hacer al correo electrónico que la empresa maneja para estos fines particulares.
6. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA FINANCIERA Y NO FINANCIERA
Es aquella información de carácter concreto, bien sea proveniente de los clientes, proveedores, accionistas y directivos, que no ha sido dada a conocer al público y que, de serlo, la habría tenido en cuenta una persona medianamente diligente o prudente para tomar una decisión.
Tipos de información financiera y no financiera:
A) Reserva bancaria de la información de Clientes y usuarios: Deberán guardar reserva y discreción sobre los datos de clientes y usuarios, que conozcan el desarrollo de sus funciones y labores, evitando que se deriven perjuicios con la divulgación de ciertos aspectos que no deben ser de libre acceso al público, pero que, por razones comerciales, personales o legales, se haya tenido acceso. Esto es para garantizar una estabilidad financiera, manteniendo en reserva la información sobre los estados de cuentas de clientes y proveedores.
B) Reserva bancaria de la información de accionistas: Deber de guardar la reserva y discreción sobre los datos de los accionistas que no deben ser de libre acceso al público, evitando que se deriven perjuicios con la divulgación de ciertos aspectos por razones comerciales, personales o legales, manteniendo en reserva la información sobre los estados de cuentas de los accionistas, para garantizar una estabilidad financiera.
C) Proporcionar información o suministrar documentación de las operaciones realizadas por los clientes o proveedores directamente a estos mismos, sus beneficiarios o autorizados, representantes o apoderados y de las autoridades u organismos facultados por la ley, en los términos de la misma.
D) Proporcionar información sobre las operaciones de clientes o usuarios a los colaboradores de la propia institución, salvo cuando el suministro de dicha información sea estrictamente necesario para el cumplimiento de sus funciones como empleados.
E) Comunicar o divulgar información reservada que pudiera dañar la imagen o el prestigio de la organización o de terceras personas. Todas las circunstancias deben ser discutidas en el marco del Comité de Crisis.
7. ABSTENCIÓN Y PREVENCIÓN
Todos los colaboradores de la empresa deberán abstenerse de:
A) Realizar cualquier operación en provecho propio o de terceros utilizando información privilegiada de sus clientes, proveedores, accionistas y directivos.
B) Suministrar a un tercero, información que éste no tenga derecho a recibir.
C) Aconsejar la realización de una operación con base en información privilegiada que conozca debido a su cargo.
8. CONFLICTOS DE INTERÉS
Los intereses deben ser primordiales en todas las decisiones empresariales. Los conflictos de interés pueden perjudicar el criterio empresarial, amenazar la reputación de la organización, exponiéndolo a riesgos legales. Cuando se presenten conflictos de interés los empleados deberán abstenerse de:
A) Participar en actividades, negocios u operaciones contrarios a la ley o que puedan perjudicar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades o afectar el buen nombre de la organización.
B) Realizar cualquier negocio u operación con fundamento en sentimientos de amistad o enemistad.
C) Abusar de su condición de directivo, empleado, funcionario o colaborador de la organización para obtener beneficios, para sí o para terceros, relacionados con los productos que ofrece la organización, ni para obtener beneficios personales de proveedores, contratistas, terceros y clientes.
9. PREVENCIÓN Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (LA/FT)
Los colaboradores deberán asegurar el cumplimiento de las normas con el fin de prevenir y controlar el LA/FT teniendo en cuenta lo siguiente:
A) Velar que todos los clientes vinculados reúnan requisitos de calidad y carácter tales que haya siempre una integridad moral reconocida y una actividad lícita. La capacidad económica de los clientes debe ser concordante con su actividad y con los movimientos u operaciones que realicen en la organización.
B) Cuando se conozca información sobre la actividad sospechosa de un cliente o usuario y se considere que no se debe extender la relación de negocios debe darse aviso inmediato a los empleados de mayor nivel con el fin de unificar el criterio, prevenir repercusiones desfavorables y entregar el reporte al oficial de cumplimiento.
C) Verificar que los procedimientos, metodologías y herramientas a su cargo, desarrollen todas las políticas adoptadas por la asamblea de accionistas en materia de lavado de activos y financiación de terrorismo, además que las autoevaluaciones de riesgo correspondientes se realicen periódicamente.
NOTA: Los colaboradores que intervengan en la autorización, ejecución y revisión de las operaciones deberán cumplir las políticas, procedimientos, herramientas y metodologías que la empresa haya publicado e implementado.
10. INFORMACIÓN DE CONFIDENCIAL
Los colaboradores deberán mantener la debida reserva sobre los documentos de trabajo que estén a su cuidado. Por lo tanto, deberán controlar y evitar que se haga uso indebido de dicha información o que la misma sea conocida por personas que no tengan autorización para ello y no revelarán, ni transferirán a terceras personas las historias clínicas, las tecnologías, metodologías, secretos industriales, comerciales o estratégicos que pertenezcan a sus clientes o proveedores, a los que haya tenido acceso con ocasión de su cargo, ni intentarán tener acceso a información que represente secreto industrial, comercial o estratégico en forma ilegítima. Estas obligaciones continuaran incluso después de la desvinculación del empleado, contratista respecto de la información a que hayan tenido acceso en función de su cargo.
11. PREVENCION, MANEJO Y DIVULGACION DE LA INFORMACIÓN
A) Uso adecuado de recursos: deberán dar uso adecuado y racional a su tiempo, los muebles, las herramientas, los equipos y demás elementos de trabajo.
B) Divulgación de la información: toda la divulgación de información a clientes, usuarios, autoridades y accionistas, incluidos los resultados, la situación financiera, información de cuentas y operaciones de clientes, deberá realizarse de manera oportuna, completa, precisa y clara de acuerdo con el protocolo de divulgación que tenga establecida de la empresa en todas las áreas.
C) Relación con las autoridades: las relaciones de los empleados de la organización con el gobierno, en ejercicio de su cargo deberán conducirse dentro del marco de la ley y bajo los principios descritos en el presente código de ética.
12. CRITERIOS DE RELACIÓN INTERPERSONAL
Relación con los clientes: Los destinatarios del presente código deberán abstenerse de realizar negocios con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga conocimiento que observan un comportamiento empresarial contrario a las leyes.
Así mismo, deberán expresar con claridad a los clientes y usuarios las condiciones de las operaciones, de tal forma que sea posible que los clientes, y usuarios conozcan en su integridad los productos y servicios, así como las obligaciones recíprocas que se generan en toda actividad comercial.
Las solicitudes, reclamaciones y requerimientos deberán ser atendidos de manera oportuna y precisa, conforme a la ley y a los contratos respectivos. Si la reclamación coloca en riesgo la imagen de la empresa esta deberá ser atendida conforme el manual de crisis de la empresa.
Relación con los proveedores: Deberá fundamentarse la elección y contratación de proveedores en criterios técnicos, profesionales, éticos y adicionalmente se tendrá en cuenta lo establecido en el manual de políticas y procedimientos de LA/FT, conduciéndolas por medio de procesos que garanticen la mejor relación costo beneficio, tales como el conocimiento del proveedor, la evaluación del mismo y la cotización de precios, entre otros. Todo lo anterior en ajuste al Procedimiento de Compras de la Empresa.
Relación con los competidores: Se mantendrá una competencia leal como elemento básico en todas las operaciones, de acuerdo con los principios de la sana competencia. En ningún caso deberán hacer comentarios que puedan afectar la imagen de los competidores o contribuir para la divulgación de rumores sobre los mismos.
Relaciones en el ambiente de trabajo: Las relaciones en el ambiente de trabajo deberán enmarcarse bajo la cortesía y el respeto. Así mismo, deberán buscar que predomine el espíritu de colaboración, trabajo en equipo y lealtad, dando estricto cumplimiento a las normas señaladas por el reglamento interno de trabajo, manual de convivencia y el presente código de ética.
La comunicación es adecuada cuando se cumplen las expectativas de los comunicadores y las normas de la situación o cultura, por ello se requiere que al comunicar alguna situación o mensaje en el trabajo se tengan presente tanto el qué, cuánto, dónde, cuándo y con quién dar a conocer el mensaje ya que dependiendo de ello se logrará mejorar las relaciones interpersonales.
Relaciones afectivas entre colaboradores: Será reprochable y causal de despido con justa causa, si se detectará una relación afectiva y sexual extramatrimonial entre un Colaborador de la empresa con la esposa o esposo de otro colaborador de la empresa.
Cuando ese tipo de relaciones se hacen públicas o notorias y afectan el buen ambiente laboral, ya que trascienden de la órbita privada a la pública.
Todos los colaboradores están llamados a informar a sus jefes o las directivas sobre cualquier circunstancia, relacionada con una relación afectiva, sexual o sentimental con otro colaborador especialmente cuando la relación se da entre:
Un jefe y su subordinado o colaborador
Dos empleados que dependen de un mismo jefe
Dos trabajadores pertenecientes a distinto nivel jerárquico
Lo anterior para que la empresa pueda tomar las medidas frente a los riesgos a los que se expone la empresa con esta situación, como traslados de uno de los implicados a otro departamento.
Los colaboradores con relaciones debidamente informadas deben mantener la siguiente actitud:
Profesional en la oficina, especialmente en todo lo que pueda afectar a su pareja.
Actuar con discreción.
Gestiona con madurez una posible ruptura, tratando de que no interfiera en su trabajo.
Regalos e invitaciones: Los colaboradores no podrán dar, ofrecer o aceptar, en forma directa o indirecta, regalos, favores, donaciones, invitaciones, viajes o pagos en desarrollo de las actividades realizadas en la organización que puedan influir en sus decisiones para facilitar negocios u operaciones en beneficio propio o de terceros. Esto en armonía con lo definido en el Procedimiento de compras de la empresa. Estarán permitidos los regalos o invitaciones institucionales o publicitarias que hagan parte del giro ordinario de los negocios y que tengan un objetivo comercial definido, tales como lapiceros, agendas, discos, etc., por valores de mínimo costo.
13. DEBERES DE LOS COLABORADORES:
A) Deben tener una actitud preventiva, identificando los riesgos en los procesos a su cargo, de igual manera deben realizar los esfuerzos necesarios para ejercer control en la totalidad de las operaciones y negocios a su cargo, de acuerdo con la ley y las mejores prácticas administrativas, comerciales y de riesgos.
B) Deben comunicar cualquier debilidad en los controles o potencial falla del sistema de control, tales como la indebida segregación de funciones y la instalación de nuevos sistemas y programas que no cumplen con los estándares de seguridad y de prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
C) Deben asumir su responsabilidad por los bienes, recursos y procesos que son encomendados bajo su cargo, tal como lo dispone el Código Sustantivo de Trabajo.
D) Deben reportarse las sospechas de actos incorrectos de manera oportuna por los canales dispuestos para ello y debe colaborarse con las eventuales investigaciones de la organización y de las autoridades, contestando sus requerimientos con la oportunidad y la totalidad de los hechos y la verdad, en cumplimiento del deber legal que compete a todo ciudadano.
14. CONTROL INTERNO Y PREVENCIÓN DE ACTOS INCORRECTOS Y PREVENCIÍN DE LA/FT
Se entiende por acto incorrecto el incumplimiento de las normas legales y de las disposiciones generales y particulares de este código, así como cualquier intento o actuación de un empleado, directivo o colaborador de obtener un provecho indebido para sí mismo o para terceros, abusando de su posición, y aquellos que puedan utilizarse para confundir o sorprender la buena fe de terceros o usarse en forma contraria a los intereses legítimos. Los actos incorrectos pueden involucrar a clientes, proveedores, competidores, empleados, terceros, accionistas, exempleados y directivos.
15. CATEGORIAS DE ACTOS INCORRECTOS
Apropiación indebida de recursos, incluida la propiedad intelectual y la información. En esta categoría se incluyen, entre otros:
A) Hurto en sus distintas clasificaciones
B) Abuso de confianza
C) Desviación o uso indebido de información privilegiada
D) Malversación y destinación diferente de recursos
Malversación de activos: Se define como el acto intencional o culposo de disponer de los activos de la empresa o aquellos por los cuales ésta sea responsable, en beneficio propio o de terceros; de tal manera que ello cause un detrimento o una distorsión de los estados financieros.
Dicha malversación comprende, pero no se limita a:
A) Apropiación física de bienes, sin la respectiva autorización
B) Apropiación de dinero, caja menor, pagos en efectivo de clientes en la IPS, anticipos, títulos representativos de valor o similares, así sea de manera temporal.
C) Realización de gastos no autorizados, en beneficio propio o de terceros.
D) En general, toda apropiación, desviación o uso de los bienes de propiedad o bajo responsabilidad de la empresa para ser destinados a fines diferentes de aquellos para los cuales hayan sido específicamente adquiridos o recibidos.
Corrupción: Definida como el requerimiento o aceptación, ofrecimiento u otorgamiento, por o hacia un empleado, directivo, colaborador de cualquier beneficio como regalos, favores, promesas o ventajas de cualquier clase para sí mismo o para otra persona, a cambio de la realización u omisión de cualquier acto relacionado con su trabajo, tales como:
A) Aceptación de un beneficio personal o para terceros como forma de influenciar una decisión administrativa.
B) Cualquier pago hecho a un empleado de parte de un proveedor a cambio de un tratamiento favorable a este último.
C) Aceptación de regalos e invitaciones de cualquier naturaleza de terceras partes con las cuales la organización tiene relaciones de negocios.
Falsos reportes:
A) Tendientes a distorsionar la realidad del desempeño propio o de terceros.
B) Ocultar información material.
C) Manipulación de antecedentes en correos electrónicos.
D) Suministro de información falsa para encubrir desempeño deficiente de un colaborador.
E) Utilizar falsos reportes para engañar a inversionistas, empresas financieras o terceros en general.
F) Manipulación de estados financieros.
G) Presentación de falsos reportes de cumplimiento de regulaciones legales.
H) Ocultamiento deliberado de violaciones legales.
I) Ocultamiento de errores contables.
J) Presentación de incapacidades falsas.
K) Presentación de soportes falsos para solicitar permisos.
L) Documentos de identificación y de acreditación académica y licencias falsas.
M) Documentos soporte falsos para solicitar cesantías, reconocimiento de licencia de maternidad o paternidad, permiso por calamidad entre otros.
Manipulación de estados financieros: Se define como la producción, alteración o supresión deliberada de registros, hechos de tal forma que se distorsionen los estados financieros. Dicha manipulación puede comprender:
A) El acto de diferir el registro de ingresos, para disminuir los resultados de un período.
B) El acto de diferir o registrar un egreso, en fecha diferente al de su causación, con el propósito de mejorar los resultados de un período.
C) El uso de cuentas provisionales, o cuentas puente, para distorsionar ingresos o egresos significativos.
D) Creación de transacciones con proveedores o acreedores falsos.
E) Manipulación de saldos de cuentas del activo y pasivo.
F) El traslado periódico de obligaciones reales o ficticias, de un acreedor o deudor a otro, real o ficticio, con el propósito de falsear la realidad de los saldos de cartera, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otros activos o pasivos.
Abuso tecnológico: Acceso no autorizado a sistemas de cómputo, violación de licencias de software, implantación de virus u otro código dañino, o cualquier tipo de sabotaje, como:
A) Acceso o divulgación no autorizada de archivos electrónicos.
B) Uso indebido de la red.
C) Destruir o distorsionar información clave para la organización.
D) Fraude por computador, en todas sus manifestaciones.
16. INVESTIGACIÓN DE ACTOS INCORRECTOS
Todos los colaboradores tienen la obligación de reportar cualquier operación sospecha o evidencia de la realización de un acto incorrecto, sin la más mínima demora.
Este reporte deberá hacerse al oficial de cumplimiento o al área de gestión humana, en la que podrá conservarse el anonimato. Lo anterior, sin perjuicio del derecho de formular las denuncias de sospechas de actos ilegales ante las autoridades y entes de control. La organización respaldará a los empleados y terceros que de buena fe hagan estos reportes.
Las investigaciones se llevarán a cabo con lo previsto en las normas aplicables, respetarán el debido proceso, y todas las personas serán tratadas de manera justa y consistente con los principios rectores de nuestra conducta.
Todos los colaboradores, directivos deben cooperar con las investigaciones, asegurar y entregar todos los documentos y registros que contribuyan a las mismas.
El resultado de la investigación será trasladado a las instancias pertinentes internas, para que se tomen las acciones que correspondan, incluyendo el despido y las denuncias a las autoridades cuando sea del caso, y la recuperación de los daños y perjuicios a través de los procesos legales, y cuando sea posible, reteniendo su valor de las prestaciones y beneficios a su favor.
La organización apoyará a las autoridades y entes de control en su lucha contra los actos ilegales. Igualmente, cuando tenga evidencia de que otras empresas o personas pueden estar siendo defraudadas, las reportará y realizará todos los esfuerzos razonables por apoyar al afectado.
17. REGIMEN SANCIONATORIO
Todos los directivos, empleados, colaboradores que voluntariamente o con culpa grave incurran en conductas que violen los principios éticos y las normas consagradas en el presente código, serán sancionados de acuerdo con lo previsto en la ley.
Ello incluye el comportamiento doloso o negligente en el tratamiento de situaciones de riesgo y debilidades en el sistema de control, así como el encubrimiento de cualquier señal de acto incorrecto, obstaculización de procesos investigativos, denuncias falsas, temerarias o malintencionadas, o aquellas hechas para obtener beneficio personal o a favor de terceros, malos tratos o censura a compañeros de trabajo que cumplan con su deber de reporte y omisiones graves en la implementación de los planes de mitigación de actos incorrectos.
18. CANALES DE INFORMACIÓN
Este código contiene lineamientos generales que permitirán evaluar gran parte de las situaciones a las que se podría enfrentar los destinatarios del presente Código, pero no detalla necesariamente todos los problemas que pueden surgir en su día a día. De este modo, eventualmente, podrán surgir dudas sobre cuál es la conducta más correcta que debe ser adoptada, casos en los cuales se deberá comunicar al superior jerárquico antes de tomar cualquier decisión.
Este código se complementa con otros códigos, manuales, políticas, programas y/o procesos operativos específicos que pueden llegar a adoptar en cumplimiento de disposiciones nacionales y/o internacionales aplicables.
19. VIGENCIA DEL CÓDIGO
El presente código de ética entrará a regir a partir de la fecha de aprobación por parte del representante legal de TRIBIER BUSINESS INTELLIGENCE S.A.S..
JUAN CARLOS GOICOCHEA ORDOÑEZ
Representante Legal
TRIBIER BUSINESS INTELLIGENCE S.A.S.